Организация взаимодействия подразделений заключается в формировании структуры управления в организации, а также делегировании полномочий.

Организация взаимодействия подразделений - это прежде всего процесс создания структуры управления предприятием. Структура управления организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Собственно процесс организации взаимодействия подразделений четко подразделяется на две основные части:

• Построение структуры организации;
• Делегирование полномочий.

Структура управления организацией в рамках взаимодействия подразделений

На первом этапе строится схема структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. При этом необходимо помнить следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей. Схема должна отражать реальную структуру организации и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если при построении схемы структуры организации возникают сложности, то причина может заключаться в том, что сама структура организации является неэффективной и громоздкой.

Организация взаимодействия подразделений в результате будет представлена документально в виде организационной структуры управления. Без структуры управления делегирование полномочий формально невозможно.

Построение структуры организации укладывается в следующую общую схему:

• исходя из сформулированных целей и задач, разбить организацию на блоки, которые соответствуют важнейшим стратегическим направлениям;
• на основе выделенных блоков определить состав и количество подразделений по горизонтали и вертикали, т.е. определить необходимое количество уровней управления. Решить, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие - штабными;
• определить характер подчиненности между звеньями;
• описать тип получившейся структуры (линейный, функциональный, адаптивный и пр.) и обосновать её рациональность.

Делегирование полномочий при организации взаимодействия подразделений

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Организация взаимодействия подразделений опирается на систему делегирования полномочий, согласно которой все подразделения компании занимаются общими задачами, способствующими достижению положительного результата.

Делегирование полномочий - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Ответственность - обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Полномочия - ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Делегирование полномочий для организации взаимодействия подразделений является одной из наиболее непонятных и неправильно применяемых концепций управления. Не понимая полностью необходимости делегирования или того, что требуется для роста его эффективности, многие блестящие предприниматели терпели неудачу именно в то время, когда их организации становились большими.

Менеджер не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к перепоручению работы. Перепоручить, т.е. делегировать работу - значит дать задание кому-то другому, кто успешно справиться с ним.

Необходимость делегирования обозначена в самом определении. Оно определяет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель должен выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя. В связи с этим именно делегирование полномочий обеспечивает фактическую возможность того, что организация взаимодействия подразделений будет функционировать согласно целям и задачам предприятия.

Для определения делегирования полномочий следует:

1. Дать характеристику делегируемых полномочий.
2. Выделить цепи подчиненности по каждой линии управления от директора до работников неуправленческого уровня.
3. Для каждого из подразделений выделить линейные и штабные полномочия.

Организация взаимодействия подразделений подразумевает также наличие в рамках делегирования полномочий наличие системы мотивации и контроля.

Мотивация стимулирует сотрудников организации на выполнение ряда действий в результате делегированных им полномочий. Необходимо выделить наиболее эффективные системы мотивации для компании. Затем определить актуальные потребности работников, после чего использовать их для мотивации деятельности персонала. На основе этого следует разработать основные принципы стимулирования для руководителей и работников неуправленческого уровня каждого из подразделений предприятия.

Контроль используется в виде предварительного, текущего, итогового для оценки эффективности выполнения делегированных полномочий. Организация взаимодействия подразделений включает в себя также процедуры контроля для каждого подразделения компании.