Делегирование полномочий — это процесс, на основе которого менеджер передает своим подчиненным часть принадлежащих ему прав. Передача власти и ответственности на низшие уровни менеджмента необходима для повышения эффективности труда как менеджеров, так и исполнителей. В процессе делегирования полномочий право на власть опускается вниз от высшего на средний и низший уровни. Делегирование как процесс состоит из трех основных составляющих: 1) определение обязанностей непосредственным подчиненным; 2) передача власти для выполнения конкретных заданий и использования ресурсов; 3) формирование ответственности, требующей исполнения обязанностей работниками, которым полномочия делегированы. Цели делегирования полномочий: • разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от «текучки» и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления; • повысить эффективность работы нижестоящих звеньев; • активизировать «человеческий фактор», увеличить вовлеченность и заинтересованность работников. Передаваемые менеджером полномочия имеют как внутренние, так и внешние ограничения. Пределы полномочий внутри организации определяются организационными нормативами (правилами, должностными инструкциями, положениями о структурных подразделения и т.д.), а также корпоративной культурой. Внешние ограничения изложены в законодательных актах и формируются традициями, обычаями и социально- культурными стереотипами общества. Полномочия связаны с должностью, а не с конкретным человеком, занимающим ее в данный момент (когда должность не занята, делегирования полномочий не происходит). Техническое обеспечение и механизация труда. Ежегодно в сфере управления обращаются миллиарды организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для их создания и работы с ними требуется многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников. Облегчить труд аппарата управления, повысить его производительность и культуру и призвана организационная техника. Необходимость широкого использования средств оргтехники возникает также в связи с переходом к рыночным отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры товаров, а также увеличением объемов информации, требующей быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения высокопроизводительных систем механизации и автоматизации управленческого труда. Так, внедрение даже простейших средств техники-управления сокращает затрачиваемое на Обработку документов время приблизительно на 20 %, а системное их применение увеличивает производительность управленческого труда в 3 раза. . Кроме того, широкое использование различных технических средств позволяет осуществить переход на качественно новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки. Однако следует иметь в виду, что применение технических средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа технико- экономических показателей управляемой системы. Это связано с тем, что средства оргтехники не являются сами по себе универсальным средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала. Вместе с тем они могут оказать действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке информации и тем самым увеличить ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более интенсивным и результативным. К настоящему времени определились два основных направления механизации и автоматизации управленческого труда. Первое осуществляётся путем внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки эконо- мико-математических методов и моделей и использования их на основе АСУ; второе — посредством применения организационной техники и разработанных на ее основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации управленческого труда. И первое, и второе направления ориентированы на решение главной проблемы для менеджера проблемы коммуникации. С учетом этого аспекта средства коммуникации менеджера представлены на рис. 7.7. В зависимости от использования тех или иных средств организационной техники можно выделить три основных направления механизации и автоматизации управленческого труда: . - 1) механизация Отдельных операций; 2) механизация групп операций и процедур управления; 3) создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов реализации всех функций управления. Таким образом организационной техникой, или техникой управления, принято называть совокупность средств,

Рис. 7.7. Средства коммуникаций для менеджера

служащих для рациональной организаций и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления. В организации механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Степень механизации управленческого труда вследствие его кооперации различна. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники. На этапе анализа и обработки информации преобладают логические операции. Хотя номенклатура средств оргтехники исключительно широка (от авторучек и резинок до печатно-множительных,и электронно-вычислительных машин), в зависимости от характера работы с информацией их можно объединить в следующие основные группы.

1. Средства изготовления документов. Составление документов — один из наиболее массовых процессов в аппарате управления. Исследования показывают, что затраты на создание документов ручным способом многократно превышают "затраты с применением комплекса технических средств. Основная часть документов, создаваемых в аппарате управления, изготавливается с применением компьютерного набора. Значительно повышают производительность управленческого труда регистраторы информации, одновременно создающие первичные документы и машинный носитель информации. Диктофонная техника избавляет аппарат управления от необходимости готовить рукописные черновики документов, обеспечивает более равномерную загрузку машинисток, повышает производительность их труда на 40-50 %. Кроме того, ускоряется время прохождения и обработки поступающей информации. 2. Средства копирования и размножения документов. Современная копировально-множительная техника представлена большим числом разнообразных устройств. В практике сложилось несколько методов копирования — светокопирование, фотокопирование; термокопированйе, электрографическое копирование и др. Наиболее прогрессивными методами являются электрография и микрофильмирование. Эффективность микрофильмирования состоит в повышении оперативности поиска хранящейся информации, экономии (до 90-95 % ) площади архивных помещений. Наиболее часто используются ксероксы различных модификаций. 3. Средства обработки информации. Машины и оборудование этой группы средств механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. Они могут использоваться отдельно, а также объединяться в Комплексы. Сюда входят устройства для вскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные машины и устройства, адресоваль- ные и штемпелевальные средства, средства скрепления и склеивания документов и др. В условиях АСУ средства обработки информации обеспечивают управление ходом решения задач по заданным алгоритмам и осуществляют обмен информацией с устройствами ввода-вывода, с внешними запоминающими устройствами, с линиями связи. Сюда входят также вычислительные машины, комплексы и процессоры с оперативной памятью различных типов ЭВМ. 4. Средства хранения, группировки и поиска документации. Практика управления требует организации централизованного хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные И подвижные стеллажи), различного рода компьютерные системы. 5. Средства передали информации. Эти средства должны обеспечивать передачу информации, возможность функционирования других систем управления организацией. Они входят в число основных систем технической базы управления. К ним относятся системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны) и радиотелефонные системы; директорские компьютеры; автоматические номеронабиратели; автоответчики и различного роДа селекторные устройства. Нормирование труда. Среди мер, направленных на.ра- ционализадию управленческого труда, особое место занимает его нормирование. Непосредственной задачей нормирования труда является определение трудоемкости работ и необходимой для их выполнения численности работников. Без обоснованных норм невозможны рационализация процессов разделения и кооперации труда, разработка прогрессивных технологий, совершенствование методов работы аппарата управления. Нормирование труда служит своего рода защитой от необоснованной оплаты труда, поскольку является регулятором соотношений трудового вклада работника и его оплаты. Нормирование труда способствует повышению эффективности деятельности предприятия, так как нормы выработки на одного работника можно установить в соответствии с обеспечением рентабельной работы предприятия. Предпринималось множество попыток точно определить, каким количеством человек может эффективно управлять один руководитель. У разных авторов оно варьирует в пределах от трех до пятнадцати. Из-за огромного разнообразия условий и проблем координации ни одна отдельно указанная величина не Может счйтаться правильным ответом при любых обстоятельствах. То количество рабочих в цехе, которым может руководить его начальник, не равно количеству маркетологов, "которыми будет эффективно управлять начальник отдела маркетинга. Вместе с тем отсутствие твердых нормативов на выполнение отдельных видов работ ведет к тому, что одни исполнители не имеют нормальной нагрузки в течение рабочего дня, а другие, наоборот, перегружены. Это порождает конфликтные ситуации, ведет к нерациональному использованию знаний и опыта работников аппарата управления. Особенности управленческого труда заметно сужают возможности внедрения в практику работы норм и нормативов. Однако изменения в функциях руководства, вызванные переходом к рыночной экономике, свидетельствуют о том, что значительная часть управленческих работ поддается нормированию. Для нормирования управленческого труда применяют расчетные (аналитические) и исследовательские методы. Наибольшее распространение получили аналитические методы, с помощью которых анализируется использование рабочего времени высококвалифицированными специалистами. Содержание их труда можно принять за эталонное, а структуру их рабочего дня считать нормативом. Что касается исследовательских методов, то они помогают Определить трудоемкость конкретных видов работ с учетом специализации организации и содержания труда. С помощью фотографии и хронометража изучаются все виды работ, их структура и затраты рабочего времени. После этого определяются усредненные показатели, которые и являются нормативом. Разработка научно обоснованных норм труда позволяет более объективно оценить труд каждого работника аппарата управления, эффективнее использовать материальные стимулы. Однако, поскольку сфера управления включает большое разнообразие видов работ даже в пределах одной функции управления, не может быть и речи о создании каких-либо универсальных норм затрат труда.

Подход к нормированию отдельных видов работ должен быть дифференцированным. Так, с учетом специфики труда менеджера представляется целесообразным выделить следующие виды норм: • нормы управляемости (число работников, которыми наиболее эффективно может1 руководить начальник) — для руководителей; • укрупненные нормативы численности (типовые структуры аппарата управления), т.е. численность работников, необходимая для полного и качественного выполнения работ в определенных организационно-технических условиях,— для специалистов; • нормы времени, нормы обслуживания (определяются в зависимости от трудоемкости работ) — для технических исполнителей. , Нормативы численности и нормы управляемости могут разрабатываться для широкого круга руководителей всех рангов. С их помощью определяется общая численность работников по функции управления, а применив нормы управляемости, можно произвести оптимальную расстановку работников. Существует несколько методов определения норм управленческих работ. Наиболее распространенным методом нормирования является метод аналогов. Здесь устанавливаются нормативы затрат времени по аналогии с передовыми организациями. Этот метод целесообразно использовать для определения объемов работ тех категорий аппарата управления, труд которых вообще не поддается сколько-нибудь удовлетворительному учету из-за отсутствия критериев регламентации сроков выполняемой ими работы. В практике встречаются также методы прямого нормирования, которые используются для определения норма- -' тивов постоянно повторяющихся работ. По сравнению с методами прямого нормирования управленческого труда более широкое применение нашли методы косвенного нормирования, учитывающие влияние различных факторов на нагрузку служащих. С помощьй этих методов устанавливаются укрупненные нормативы численности различных категорий работников. Кроме того, методы косвенного нормирования применяются для установления норм обслуживания, т.е. числа обслуживаемых работников, приходящегося на одного обслуживающего (например, число рабочих на одного кладовщика; количество обслуживаемых одним диспетчером НДС). Норма обслуживания предусматривает качественное обслуживание данным работником аппарата управления определенного числа работающих. Она устанавливается для специалистов и технических исполнителей, имеющих неравномерную нагрузку в различные периоды времени. Благоприятный режим и условия труда. Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. В свою очередь, трудовая деятельность менеджера любого уровня должна быть направлена на решение главной задачи — увеличение комфорта труда и повышение благосостояния трудящихся. Это базовая философия менеджмента. Значение рассматриваемой проблемы усиливается в связи с появлением новых организаций рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения в системе управления экономическими и социальными процессами. Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В настоящее время разработано более 5 тыс. типовых проектов организации рабочих мест для различных категорий административно- управленческого персонала. В их основе лежат принципы, представленные на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Принципы рациональной организации управленческого труд

В основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров). - Система обслуживания рабочего места менеджера в данном случае должна иметь различные средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ). В практику управления широко внедряется автоматизированное рабочее место руководителя (АРМ). В своем составе АРМ, как правило, имеет ПЭВМ, календарь, диалоговые устройства, электронный дневник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, средство для создания и хранения личной и служебной корреспонденции, систему контроля за исполнением поручений. Кроме принципов организации рабочих мест аппарата управления необходимо соблюдать ряд экономических, эргономических и эстетических требований к нему (рис. 7.9). Требования к организации рабочего места менеджера Удобство мебели Рациональный! режим труда I и отдыха I Благоприятные санитарно- гигиенические и эстетические условия труда Рис. 7.9. Требования, предъявляемые к организации рабочего места менеджера Удобство мебели. Задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических данных личности и удобно разместить ее на рабочем месте. Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного ее использования. . Рациональный режим труда и отдыха. Ненормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека. Рабочая нбделя менеджера чаще всего имеет продолжительность 60-80 ч. При этом работа, которую он выполняет в течение дня, огромна, а темп очень напряженный. Внешняя и внутренняя среда системы, которой руководит менеджер, постоянно находится в динамике и, если не принимать соответствующие решения вовремя, существует риск неудачи. На различные виды работ руководитель затрачивает неодинаковое время (рис. 7.10). Эргономика — наука, изучающая взаимодействие и приспособление человека и машины в конкретных условиях его деятельности.?

Рис. 7.10. Расход времени менеджера на различные виды работ (по Н. Минтсвергу